НП «АССОЦИАЦИЯ «СИБИРСКАЯ ПРОМЫШЛЕННАЯ ГИДРАВЛИКА И ПНЕВМАТИКА»
Эксперт – человек, который уже не думает, а знает.
Р. Хаббард
Методические рекомендации по проведению технического аудита
1.Область применения
Данные методические рекомендации предназначены для специалистов-экспертов, осуществляющих работы по организации и проведению технического аудита (или, говоря другими словами, технического освидетельствования, технической экспертизы, технической проверки и т.п.) сложных технических систем и объектов (в частности, систем гидро- и пневмопривода, вентиляционных систем, гидравлических систем) на стадиях их проектирования, разработки, изготовления, монтажа, эксплуатации, реконструкции, модернизации. При этом в зависимости от стадии состояния объекта аудита и конкретных запросов Заказчика может меняться содержание этапов проводимых работ, рассмотренных ниже для самого общего случая.
2. Основные понятия
В рекомендациях используются следующие основные понятия в области аудита, базирующиеся на международно признанной терминологии в этой области.
2.1. Аудит – систематический, независимый и документируемый процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.
2.2. Свидетельства аудита – наблюдения, записи, результаты экспериментальных исследований и иные объективные данные, полученные в ходе аудита, которые могут быть проверены и которые используются для сопоставления с критериями аудита.
2.3. Критерии аудита – совокупность предварительно сформулированных технико-экономической показателей и требований к процедурам и объектам.
[Примечание автора: при техническом аудите в качестве критериев аудита могут использоваться желаемые или директивно установленные технико-экономические показатели, в частности, показатели качества, эффективности, энергоресурсосбережения, экологичности и т.п., научно установленные факты и закономерности, ранее полученные достоверные экспериментальные данные, не вызывающие сомнения ни у экспертов, ни у заказчика аудита, знания и опыт самих экспертов, требования законодательных актов, регламентов, стандартов и другой нормативной документации, требования проектной, конструкторской, технологической и эксплуатационной документации, процедурные требования организационно-методической документации (инструкций, правил, порядков и т.п.), требования контрактов и договоров, требования и пожелания Заказчика и др.].
2.4. Аудитор (эксперт) – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита и имеющее соответствующее свидетельство (удостоверение).
2.5. Аудиторская группа – один или несколько аудиторов, проводящих аудит.
2.6. Заказчик аудита – организация (или лицо), заказавшая аудит.
[При аудите технической системы заказчиком может быть потенциальный инвестор, потенциальный покупатель, организация – регулярный приобретатель по отношению к организации – поставщику, организация - разработчик или эксплуатант системы и др.].
2.7. Объект аудита – действующая или проектируемая техническая система, условия её эксплуатации и обслуживания. [Объектами аудита в области гидро- пневмосистем могут быть действующие системы гидро- пневмопривода и автоматики, их отдельные узлы и агрегаты, системы теплоснабжения, вентиляционные системы и системы кондиционирования, проектируемые системы, узлы и агрегаты вышеперечисленного назначения, условия эксплуатации, обслуживания и ремонта систем, предложения по модернизации и совершенствованию действующих систем и т.п.].
2.8. Область аудита – содержание и границы аудита.
2.9. План аудита – описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.
2.10. Исполнитель аудита – организация (или лицо), осуществляющая аудит по договору с Заказчиком аудита.[Исполнителем технического аудита гидро- пневмосистем может выступать НП «Ассоциация Сибирская промышленная гидравлика и пневматика» или отдельные предприятия и организации, являющиеся членами Ассоциации].
2.11. Проверяемая организация – организация, в общем случае не являющаяся Заказчиком, на территории которой находятся все или какие-либо объекты аудита. [При техническом аудите в качестве проверяемой организации может выступать проектная организация, организация, эксплуатирующая объект аудита, ремонтная организация, монтажная организация и т.п.].
2.12. Заключение по результатам аудита – выходные данные аудита, представленные аудиторской группой после рассмотрения всех выводов аудита в сопоставлении с целями аудита. [При техническом аудите подобное заключение помимо констатации степени соответствия объекта критериям аудита может содержать также пакет инвестиционно-технических предложений и рекомендаций по совершенствованию объекта аудита].
3. Этапы проведения аудита
Нижеследующее описание этапов аудита предполагает, что принципиальная договорённость Исполнителя аудита с Заказчиком аудита об объектах и целях аудита уже достигнута. Организационные мероприятия, проводимые Исполнителем и Заказчиком аудита в целях достижения подобной договорённости, не являются предметом настоящих методических рекомендаций.
В общем случае общепринятая технология аудита включает в себя следующие этапы: организация проведения аудита, выполнение предварительного анализа документов, подготовка к аудиту на месте, проведение аудита на месте, подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту, завершение аудита. В условиях конкретных задач какие-либо из этих этапов могут отсутствовать. Рассмотрим этапы аудита более подробно.
3.1. Организация проведения (планирование) аудита является первым, непременным и крайне важным этапом. Ведь, как известно, «надлежащее планирование и подготовка предотвращают плохое проведение». На этом этапе необходимо выполнить следующие шаги.
3.1.1. Назначение Исполнителем эксперта (если он один) или руководителя экспертной группы, которому поручается представлять Исполнителя при переговорах с Заказчиком и осуществлять организацию аудита. [В частности, если Исполнителем аудита является НП «Ассоциация Сибирская промышленная гидравлика и пневматика», то руководитель экспертной группы назначается Исполнительной дирекцией Ассоциации и утверждается её Президентом. Остальные члены экспертной группы назначаются Исполнительной дирекцией по согласованию с руководителем группы и выбираются по преимуществу из числа аттестованных экспертов].
3.1.2. Конкретизация целей, области, сроков и критериев аудита. Нет необходимости говорить, насколько важен данный шаг, требующий очень внимательного въедливого отношения. От правильности принятых на этом шаге решений в определяющей степени будет зависеть эффективность аудита. Следует только учитывать, что объекты и цели аудита определяет Заказчик (желательно в сотрудничестве с Исполнителем и руководителем экспертной группы), а конкретные область, сроки и критерии аудита определяют совместно Заказчик аудита (или его уполномоченные представители) и руководитель экспертной группы.
3.1.3. Определение возможностей аудита, для чего, как минимум, необходимо оценить следующие факторы:
- наличие необходимой для результативного аудита информации и её достаточность. Весьма возможно, что для обеспечения её полноты может потребоваться подготовка руководителем экспертной группы тщательно продуманного опросного листа (или анкеты) определённого содержания, предназначенного для заполнения Заказчиком ещё до проведения аудита, запрос от Заказчика дополнительных документов, иных материалов и т.п.;
- наличие необходимых для аудита ресурсов (времени, контрольно-измерительного оборудования, методических материалов и т.п.);
- возможность конструктивного делового сотрудничества с Заказчиком (или его представителями) а также с представителями установленной Заказчиком проверяемой организации (если не она является Заказчиком).
3.1.4. Формирование экспертной группы. При определении численности и состава группы аудита необходимо учитывать следующие факторы:
- цели, область, критерии и желательную продолжительность аудита;
- общую компетентность аудиторской группы, необходимую для результативного аудита, т.е. чтобы у экспертов группы в сумме имелись все необходимые знания и опыт;
- возможности членов группы сотрудничать между собой, представителями Заказчика и представителями проверяемой организации.
3.1.5. Установление конкретных рабочих контактов с Заказчиком (с его разрешения – и с представителями проверяемой организации), целями которых являются:
- уточнение каналов обмена информацией в процессе аудита:
- получение разрешения на доступ к соответствующим объектам и документам;
- решение вопросов конфиденциальности (при необходимости);
- определение необходимых условий обеспечения безопасности работ и согласование состава сопровождающих представителей Заказчика и/или представителей проверяемой организации при аудите на месте.
3.2. Вторым этапом является выполнение предварительного анализа всех документов и сведений об объекте аудита, как подготовленных группой аудита, так и представленных Заказчиком в соответствии с условиями договора и по дополнительным обоснованным запросам (см. п. 3.1.3) руководителя аудиторской группы.
Если имеющиеся документы и сведения признаны неадекватными или недостаточными, то руководитель аудиторской группы должен принять решение либо о приостановке аудита до тех пор, пока проблемы с полнотой и адекватностью имеющейся информации не будут разрешены, либо по дополнению недостающей информации уже в ходе проведения аудита на месте.
3.3. Подготовка к аудиту на месте включает следующие основные мероприятия:
- разработка плана аудита;
- распределение работ между членами аудиторской группы;
- подготовка рабочей процедурной документации аудита.
3.3.1. План аудита разрабатывается руководителем аудиторской группы и в общем случае может включать:
- цели, область (объекты) и критерии аудита;
- даты и места проведения аудита (на территории Заказчика и/или на территории проверяемой организации);
- роли и обязанности членов группы аудита;
- распределение соответствующих ресурсов по местам и членам группы аудита;
- определение сопровождающих представителей Заказчика и/или представителей проверяемой организации для участия в аудите (при необходимости);
- меры по обеспечению конфиденциальности (при необходимости);
- средства передвижения (при необходимости).
План аудита должен быть оформлен документально, принят Заказчиком аудита и предоставлен всем участвующим в аудите перед началом аудита.
3.3.2. Распределение работ между членами аудиторской группы выполняется её руководителем с учётом компетентности, опыта, знаний отдельных экспертов и рациональности использования имеющихся ресурсов.
3.3.3. Члены группы аудита после распределения их целевых ролей должны подготовить индивидуальные рабочие процедурные документы для упорядочения проведения и регистрации свидетельств аудита:
- контрольные листы (контрольные вопросники);
- формы для регистрации получаемых данных (аудиторские листы).
Сложность и конкретное содержание контрольных листов и форм в значительной мере зависят от плана аудита, особенностей проверяемого объекта и опыта эксперта. По этим причинам конкретные примеры подобных листов и форм здесь не приводятся. Можно только отметить, что в общем случае данные документы содержат сведения об объектах и областях аудита, должностях и Ф.И.О. собеседников, ссылки на документы, использованные при аудите, вносимые в ходе аудита записи и комментарии самого эксперта и др.
Следует отметить, что контрольные листы и формы с внесёнными в них в последующем в ходе аудита записями и иными пометками следует хранить до завершения аудита. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны содержаться надлежащим образом.
3.4. Проведение аудита на месте – центральный этап аудита и к его проведению необ-ходимо относиться с предельной тщательностью! Он включает, как правило, следующие шаги.
3.4.1. Предварительное совещание членов аудиторской группы с руководством и представителями Заказчика, а также с представителями проверяемой организации, отвечающими за все или ряд объектов аудита. Участников совещания желательно зарегистриро-вать. На подобном совещании, которое проводит руководитель аудиторской группы, необходимо выполнить следующее:
- представить членов группы аудита и ознакомить с их ролью в аудите;
- подтвердить цели, область и критерии аудита, а также график его проведения;
- ознакомить с методами и процедурами аудита;
- подтвердить каналы общения между аудиторской группой, представителями Заказчика и представителями проверяемой организации;
- подтвердить обеспечение безопасности работ, объёмы и условия сохранения конфиденциальности;
- подтвердить роль и персональный состав сопровождающих лиц, а также их право задавать вопросы с получением объективных и полных ответов.
3.4.2. Обмен информацией в ходе аудита. Члены группы аудита должны периодически проводить обмен информацией, оценивать ход аудита и, при необходимости, перераспределять обязанности между собой. Руководитель аудиторской группы должен периодически обмениваться информацией о ходе аудита и всех возникающих при этом вопросах с представителями Заказчика и/или представителями проверяемой организации. Если свидетельства аудита указывают на невыполнимость каких-либо целей аудита, руководитель группы должен доложить Заказчику о причинах корректировок плана аудита, изменения целей или области аудита либо даже прекращения аудита (совсем или на некоторый срок).
3.4.3. Конкретизация роли и обязанностей сопровождающих лиц, назначенных Заказчиком. Сопровождающие лица не должны оказывать влияние на проведение аудита и вмешиваться в его ход. Они должны только оказывать помощь группе аудита и по просьбе её руководителя обеспечивать:
- назначение времени и мест для бесед с персоналом;
- посещение и/или экспериментальные исследования определённых объектов в определённое время;
- меры безопасности;
- предоставление разъяснений или оказание иной помощи при сборе информации.
3.4.4. Сбор информации и её сопоставление с критериями аудита. Методы сборы информации при аудите на месте в общем случае включают:
- анализ документации;
- экспериментальные исследования проверяемых (оцениваемых) объектов;
- личные наблюдения;
- опросы сотрудников.
Особую роль играет объективная информация, получаемая путём опроса сотрудников, хорошо знакомых с объектами аудита. Она, как правило, является наиболее полезной, но при этом её наиболее сложно получить! Поэтому технике и психологии ведения опросов следует уделить особое внимание. Накопленный мировой практикой опыт в этой области позволяет сформулировать следующие рекомендации:
- опрос следует проводить в рабочее время, желательно на рабочем месте тех лиц, которые непосредственно выполняют интересующие эксперта работы или принимают решения, с ведением в ходе опроса оперативных лаконичных рабочих записей;
- при опросе эксперту следует вести себя вежливо и предельно доброжелательно;
- в начале опроса эксперту необходимо сразу же пояснить его причину и тему;
- в ходе беседы останавливать собеседника или возвращать его к теме беседы только в том случае, когда он явно отклоняется от темы, но делать это надо весьма деликатно;
- если беседа ведётся двумя экспертами, то вопросы должен задавать преимущественно один из них, а другой – делать записи;
- беседа не должна быть слишком продолжительной;
- по окончании беседы следует непременно поблагодарить собеседника, а также желательно обсудить с ним выполненные записи на предмет правильности понимания экспертом содержания его ответов.
Для техники опроса немаловажное значение имеет и правильный выбор способа формулирования вопросов. Ниже приводятся типы вопросов и примеры их формулирования:
а) закрытый – вопрос, на который предполагается только ответ «да», «нет» («При ремонте Вы используете этот документ?»);
б) открытый – вопрос, на который собеседник вынужден дать развёрнутый ответ («Какие документы Вы используете при проектировании?»);
в) разъясняющий – вопрос, требующий дополнительного разъяснения или утверждения («Поясните, пожалуйста, что Вы имели в виду?»);
г) наводящий – вопрос, подсказывающий ответ или содержащий готовый ответ («Вы, очевидно, регулярно проводите необходимое регламентное обслуживание?»);
д) альтернативный – вопрос, ответом на который может быть один из двух противоположных вариантов («Причина несоблюдения сроков регламентного обслуживания – нехватка персонала или нехватка материальных ресурсов?»);
е) утверждающий – вопрос, содержащий явное утверждение («Согласитесь, разве это не так?»);
ж) затрудняющий общение («Разве Вам не говорили, что так не следует делать?»);
з) персонифицирующий ответственность – («Кто виноват в нарушении требований данной инструкции?»).
Предпочтительными вариантами вопросов являются варианты б) и в). Не рекомендуется применять вопросы типов а), г), д), е), ж). Совершенно недопустимым является вопрос типа з).
В ходе беседы желательно задавать прямые, точные и ясные вопросы, начинающиеся со слов «Что», «Кто», «Где», «Когда», «Как», «Почему». Продуманный подбор вопросов позволяет поддерживать живую беседу и получать полную и конкретную информацию.
Эксперт не должен:
- позволять опрашиваемому диктовать ход беседы, уводить себя от темы или вводить в заблуждение;
- поддаваться на эмоциональные взрывы или провокационное поведение;
- делать в ходе беседы какие-либо констатации или предположения;
- сам много говорить.
Информация, полученная в процессе опросов при аудите на месте, безусловно, должна анализироваться путём её сопоставления с информацией, полученной из изучения документов, экспериментальных исследований и личных наблюдений. Возможно, такой анализ послужит основой для дополнительных тщательно продуманных опросов.
3.4.5. Формирование выводов и заключения по результатам аудита осуществляется путём сопоставления всех полученных свидетельств аудита с критериями аудита. Делается это с участием всех членов экспертной группы. Для удобства совокупного анализа свидетельств аудита все они должны быть чётко сформулированы и классифицированы. Возможно, их следует дополнительно проанализировать на адекватность совместно с представителями Заказчика. В ходе подобного анализа необходимо максимально возможно устранить разногласия во мнениях, а оставшиеся неразрешённые расхождения документально оформить. Документально оформленное заключение по результатам аудита в общем случае может содержать:
- оценку степени соответствия объекта аудита критериям аудита;
- возможности улучшений объекта аудита и соответствующие рекомендации.
3.4.6. Заключение по результатам аудита должно быть обсуждено на заключительном совещании. Совещание проводится руководителем аудиторской группы с участием всех членов группы, руководства и ответственных представителей Заказчика, возможно, и с участием представителей проверяемой организации. Участников совещания желательно зарегистрировать. Его основной целью является изложение заключения и выводов по аудиту. Если это необходимо, то руководитель аудиторской группы должен изложить своё мнение относительно складывавшихся в ходе аудита ситуаций, которые могут уменьшить доверие к полноте и достоверности результатов аудита.
Любые выявившиеся в процессе заключительного совещания разногласия по выводам аудита между аудиторской группой и представителями Заказчика должны быть конструктивно обсуждены и, по возможности, разрешены. Если единого мнения достичь не удалось, то это должно быть зарегистрировано.
3.5. Подготовка, утверждение и рассылка отчёта по аудиту. По завершении всех работ по аудиту руководитель аудиторской группы с привлечением её членов оформляет отчёт, который должен содержать следующее:
- цели и области аудита, включая все объекты аудита и сроки аудита;
- идентификацию Заказчика аудита и его представителей, идентификацию проверяемой организации и её представителей, способствовавших проведению аудита, руководителя и членов аудиторской группы;
- цели, объекты, даты и места проведения аудита;
- критерии аудита;
- совокупные выводы и заключения по результатам аудита.
При необходимости в отчёт могут быть включены:
- встретившиеся препятствия при проведении аудита как объективного, так и субъективного характера, которые могут уменьшить полноту и достоверность заключения по результатам аудита;
- оставшиеся неразрешенными разногласия между членами аудиторской группы и представителями Заказчика;
- рекомендации по улучшению и план предлагаемых Заказчику действий по реализации сформулированных мер по улучшению;
- заявление о конфиденциальности отчёта;
- перечень рассылки отчёта.
Отчёт ни в коем случае не должен содержать:
- вопросы, которые вообще не затрагивались в процессе аудита или не обсуждались на заключительном совещании;
- субъективные мнения членов группы аудита, не основанные на фактах;
- двусмысленные утверждения и противоречия.
Отчёт должен быть датирован, утверждён руководителем Исполнителя и разослан Заказчику и другим получателям согласно согласованному с Заказчиком перечню. Отчет по аудиту является собственностью Заказчика. Члены аудиторской группы и все получатели отчёта должны соблюдать требование конфиденциальности отчёта (если оно установлено Заказчиком). Разрешение на разглашение конфиденциальной информации может дать только Заказчик отчёта.
3.6. Завершение аудита. Аудит считается окончательно завершённым, когда все процедуры, предусмотренные планом аудита, выполнены и утверждённый отчёт по аудиту разослан.
Документы, имеющие отношение к аудиту, следует хранить или уничтожать на основании соглашения между Заказчиком и Исполнителем в соответствии с действующим законодательством и требованиями договоров или контрактов.
Последующие действия Заказчика, предпринимаемые им по результатам аудита, не рассматриваются как часть аудита. Возможное подключение Исполнителя и членов экспертной группы к последующим работам по совершенствованию объекта аудита во взаимосогласованные сроки решает Заказчик аудита. Но такое подключение, оформляемое отдельными договорами, весьма рационально с учётом опыта экспертов Исполнителя и хорошего знания ими объекта аудита.
Е.И.Филатов
зам. директора ООО «Новосибирский центр сертификации и мониторинга качества продукции», действительный член российской АПК, к.т.н., ст.н.с., эксперт по техническому освидетельствованию гидравлических и пневматических систем и приводов
